Kehitysmatkakertomus systeemisen johtamisen löytöretkeltä

Systeeminen johtaja osaa hahmottaa yrityksensä kokonaisuutena, joka on riippuvuussuhteessa verkostoonsa ja ymmärtää mitä lisäarvoa yritys tuottaa verkostoon. Tällöin johtajalla on kokonaisvaltainen käsitys siitä, mihin suuntaan organisaatiota tulee viedä ja miten organisaation sisäinen potentiaali saadaan parhaiten tuottamaan lisäarvoa ja palvelemaan verkoston tarpeita. Systeeminen ajattelu auttaa myös ymmärtämään organisaation roolia osana suurempaa verkostoa ja toimimaan aktiivisena arvon tuottajana tässä verkostossa (Salonen & Salonen, 2023). Systeemiteorian kehittäjänä pidetään yleisesti Von Bertalanffya, joka 1960-luvulla esitti systeemin ympäristönsä kanssa vuorovaikutuksessa olevana toiminnallisena kokonaisuutena (Bertalanffy, 1968). Teorian kehittyessä myös organisaatiot on alettu näkemään sosiaalisina systeemeinä, koostuen useista osasysteemeistä esimerkiksi erilaisista tuotantoon tai toimintoihin liittyvistä osista.

Systeemistä johtamisotetta vietiin keskisuomalaisiin yrityksiin Systeeminen johtaminen teollisuudessa -kehittämishankkeessa, jota Jyväskylän ammattikorkeakoulu toteutti vuosina 2021–2023. Mukana oli 12 valmistavan teollisuuden yritystä ja heitä auttamassa joukko Jamkin johtamisen asiantuntijoita. Yritysten lähtötilanteen selvitys tehtiin toteuttamalla alkukartoituskysely kaikkien yrityksien koko henkilöstölle, sekä haastattelemalla yrityksien johtoa. Kyselyn ja haastatteluiden yhteistuloksena laadittiin yrityksille nykytila-analyysit, joihin projektitiimi lisäsi huomioita yrityksien sen hetkisistä vahvuuksista, sekä yhdessä yrityksien johdon kanssa sovitut kehityskohteet. Näiden pohjalta yritykset saivat yksilölliset kehityspolut, joiden mukaisesti lähdimme edistämään, niin yrityksien kehityskohteita, kuin yrityksien johdolle suunnattuja henkilökohtaisia kehitystoimia.

Alkukartoituksessa havaittiin, että vaikka usealla yrityksellä saattoi olla laadittuna selkeä strategia, sitä ei käytetty arkijohtamisen apuvälineenä, vaan se oli hieman irrallinen suunnitelma. Useamman yrityksen kanssa oli tarpeen toteuttaa strategiatyöpaja, joissa joko kirkastettiin olemassa olevaa strategiaa tai laadittiin strategiaan pohjautuvat tavoitteet. Käytännössä pohdittiin vastauksia kysymyksiin miksi, mitä ja miten. Ilman selkeää johdon yhteistä näkemystä yrityksen suunnasta ja tavoitteista, olisi ollut täysin mahdotonta lähteä kehittämään yrityksen johtamisjärjestelmää. Miten määritellä johdon rooleja ja vastuita, jos ei ole täysin selvää mitkä ovat yrityksen tärkeimmät tavoitteet, tai mitä ovat ne asiat, joilla yritys tuottaa suurimman lisäarvon asiakkailleen.

Systeemisen johtamisen kehittämistä tuettiin projektin asiantuntijoiden toimesta järjestämällä yritysten johtoryhmille erilaisia työpajoja. Niitä oli muun muassa prosessien mallintamisesta, vuorovaikutuksesta ja viestinnästä, palaverikäytännöistä, työpaikan pelisäännöistä, Leanista, jne. Yksi pidetyimmistä työpajoista oli johtoryhmille järjestetty Everything DiSC-työpaja, joissa perehdyttiin ihmisten erilaisuuteen. Johtajat pääsivät työpajoissa tutustumaan omaan vuorovaikutustyyliinsä ja millaisista erilaisista persoonista johtoryhmät koostuivat. Johtajien henkilökohtaisia kehitystavoitteita edistettiin myös coaching-prosessissa, jossa sai sparrausta hanketiimin sertifioiduilta Business Coacheilta. (Seppälä & Raulo, 2023, 40–50)

Vertaistukea kaipaavat kaikki, myös yrityksien johtajat. Projektin aikana yritysten johtajat tapasivat toisiaan yhteisissä verkostotyöpajoissa, joita järjestettiin vuoden 2022 aikana kolme kappaletta. Jokaisella verkostotyöpajalla oli oma teemansa, ensimmäisen teemana oli ”Toimitusjohtajasta motivoituneen joukkueen valmentajaksi”, jossa keskityttiin valmentavan johtamisen teemaan. Toinen verkostotyöpaja, yhtään muita verkostotyöpajoja väheksymättä, oli yksi projektin kruununjalokivistä, kun saimme paikalle filosofi Esa Saarisen. Saarisen työpajan teema oli ”Systeemiälyä työyhteisön arkeen”, jossa paneuduttiin systeemiälyyn ja siihen miten paras meissä voisi toteutua entistä paremmin. Kolmannen työpajan teemana oli ”Verkot vesille ja verkostot esille”, jossa käsittelimme verkostojohtamisen aihealuetta. Verkostojen hahmottaminen, niissä toimiminen ja niiden johtaminen ovatkin tänä päivänä todella tärkeässä roolissa ja olennainen osa systeemistä johtamista.

Keväällä 2023 oli aika selvittää, mitä kehittämisprojektilla oli saatu aikaan. Kysymyspatteristo oli yhtä kysymystä lukuun ottamatta täysin sama kuin alkukartoituskyselyssä. Kysely kohdennettiin jälleen yrityksien koko henkilöstölle. Molempiin kyselyihin vastauksia kertyi saman verran eli lähes 300. Molemmissa kyselyissä työntekijöiden osuus vastauksista oli n. 80 prosentissa, joten pystyimme tekemään luotettavaa vertailua tuloksien välillä.

Ohjeita ja apua kaikille systeemisen johtamisen kehittämiseen

Olennainen osa kehittämismatkaa oli sen varrella tehtyjen havaintojen ja oivallusten ylös kirjaaminen ja niiden koostaminen osaksi systeemisen johtamisen työkirjaa. Työkirjassa ”Johda kokonaisuutta älä osia: Työkirja systeemiseen johtamiseen” esitellään havaintojen pohjalta mallinnettu systeemisen johtamisen kehitysmalli. Työkirjassa avataan systeemisyyttä, systeemistä johtamistapaa ja miten sitä voi toteuttaa valmentavalla otteella. Työkirjassa esitellään myös projektin aikana toteutettuja työpajoja, miten ne järjestettiin ja millaisia työkaluja työpajojen aikana hyödynnettiin. Esittelemme myös alkukartoituksen kysymykset. Nämä työkalut ovat nyt vapaasti kaikkien hyödynnettävissä. Kehitysmalli sekä työkalut soveltuvat kaikkien toimialojen yrityksille, yrityskoosta riippumatta. (Seppälä & Raulo, 2023.)

Blogikirjoituksia julkaistiin useampia ja niissä esiteltiin tuoreeltaan havaintoja kehitystoimien ohesta (Geier, 2022; Kemell, 2022; Kemell & Svärd, 2022; Seppälä, 2022). Kirjoituksiin kuten muuhunkin materiaaliin on mahdollista tutustua projektimme kotisivuilta: www.jamk.fi/systeeminenjohtaminen. Kotisivuilta löytyy myös videoita, joissa mukana olleet yritykset esittäytyvät ja kertovat kokemuksiaan systeemisen johtamisen kehittämisestä.

Niille, jotka haluavat lukemisen sijasta kuunneltavaa sisältöä, voivat tutustua systeemiajatteluun ja projektissa toteutettuun kehittämiseen podcastien kautta. Ensimmäiseen saimme jutustelutoveriksemme itse Esa Saarisen ja jatkoimme hänen kanssaan keskustelua systeemiälyn ja inhimillisyyden tärkeydestä työyhteisöissä. Toisessa jaksossa keskustelimme Laukaan betonin toimitusjohtaja Paavo Elomaan kanssa johtoryhmätyöskentelyn käynnistämisestä, mitä sillä voidaan yrityksen näkökulmasta saavuttaa ja mitä käytännön haasteita tällaisen ryhmän perustamiseen ja palavereiden aikatauluttamiseen ja toteutukseen liittyy. Kolmannessa jaksossa Multimekin toimitusjohtaja Matti Hokkanen kertoi oivalluksista, joita hänelle tuli DiSC-työpajan tuloksena, sekä miten niitä on hyödynnetty yrityksen arkijohtamisessa. Viimeisessä podcastissa hurjassa kasvuvauhdissa olevan Keox oyn toimitusjohtaja Heikki Elomaa kertoo mitä kaikkea voi oppia prosessien mallintamisesta, miksi se on tärkeää ja mitä hyötyä siitä on koko yrityksen toiminnan kannalta.

Eteenpäin on mentävä kelistä huolimatta

Koko projektin ajan toteutusta haastoivat poikkeusajat. Projektin startatessa oli päällä koronapandemia, jonka takia asetetut kokoontumisrajoitukset kestivät aina 2022 alkupuolelle asti. Yritykset olivat laittaneet viikko- ja tuotantopalaverit tauolle tartuntariskien minimoimiseksi. Etätoteutukset olivat vielä suurimmalle osalle täysin tuntemattomia. Tiedonkulun haasteet näkyivät alkukartoituskyselyn tuloksissa. Tulokset antoivat tervetulleen potkun yritysjohdon jakkaran kulmaan ja herätyksen sille tosiasialle, että ihmisiä kiinnostaa miten yrityksessä menee. Jos fyysisesti ei voi kokoontua, tarvitsee johdon miettiä korvaavia tapoja viedä viestiä läpi organisaation.

Koronan aiheuttamien aaltojen tasaantuessa ilmestyi uusi puhuri Venäjän hyökkäyssodan muodossa. Kustannusinflaatio pakotti muokkaamaan yrityksien sisäisiä prosesseja ja toimintamalleja. Muutoksien läpivienti sitoi yrityksissä paljon työaikaa, jolloin oli vaikeuksia irrottaa aikaa kehittämisprojektille. Aikataulujen ja suunnitelmien muutoksia tuli merkittävästi, joka haastoi projektitiimiä, mutta myös kasvatti projektitiimin resilienssiä. Kokonaisuutena saimme vietyä kehityspolkujen mukaiset toimet todella hienosti maaliin! Siitä iso kiitos kaikille yrityksille. Haasteista huolimatta toteutimme yhteensä 68 erilaista työpajaa yrityksien kanssa, jonka päälle vielä 60 kpl coaching-sessioita. Henkilötunteja yrityksien henkilöstö käytti työpajoihin ja coachingiin yhteensä yli 1300 tuntia, puhumattakaan niistä tunneista, joita työpajojen välillä käytettiin uusien oppien juurruttamisessa yrityksien arkeen.

Kannattiko haasteiden keskellä käyttää aikaa uudenlaisten toimintamallien kehittämiseen, prosessien mallintamiseen tai itsensä kehittämiseen? Yrityksistä saamamme palautteen ja loppukartoituksen tuloksien mukaan yrityksien toiminta on projektin myötä tehokkaampaa, järkevämpää ja paremmin johdettua kuin aiemmin. Johdon ja esihenkilöiden arvio yrityksen tilanteesta parantui monella mittarilla alkutilanteeseen verrattuna. Tämä osoittaa sen, että johdon keskinäisessä toiminnassa on tapahtunut hyvää kehitystä. Projektin asiantuntijan Kirsi Kemellin blogikirjoituksesta voit tutustua tarkemmin kehittämisen vaikutuksiin yrityksissä.

Alsemet oy:n toimitusjohtaja Kim Alvasto kuvaa projektin hyötyjä seuraavasti: ”Parempi kuva kokonaisuudesta mahdollisti positiivisen kierteen, jossa tekeminen on tehokkaampaa ja sähläys vähenee. Se näkyy heti asiakastyytyväisyydessä. Nyt kun prosessimme ovat tehokkaampia, toimitusajat pitävät, laatu on parempaa ja reklamaatioita tulee vähemmän. Pystymme tarjoamaan asiakkaille kilpailukykyisiä hintoja, mikä tuottaa enemmän projekteja. Tilanteesta hyötyy myös henkilöstö suurempien tulospalkkioiden muodossa.”

Kehitystyö tähtää osakeyhtiössä aina taloudelliseen menestykseen ja Alvaston mukaan eurojen valossakin työ oli tuloksekasta. ”Olemme pystyneet pitämään liikevaihdon samana haasteista huolimatta. Kehittämisen seurauksena yrityksen tulostaso on jopa parantunut. Prosessimme ovat nyt valmiimpia noususuhdanteeseen ja pystymme ottamaan uusia tilauksia vastaan.”

Olemmeko nyt tyytyväisiä systeemisen johtamisen tilaan Keski-Suomessa? Työ on vasta hyvässä alussa. Projektin tulokset olivat niin lupaavia, että ne kannustavat jatkamaan systeemisen johtamisen kehitystä. Uusi hankeaihio on valmisteilla. Suunnittelussa ovat mukana Suomen johtavat systeemiälyn asiantuntijat. Sopivan rahoituskanavan löydyttyä alamme etsiä mukaan systeemisestä johtamisesta kiinnostuneita yrityksiä.