Viime vuoden aikana olemme saaneet pohtia yritysten kanssa perehdytykseen liittyviä keskeisiä haasteita ja pullonkauloja työsuhteen alussa ja aikana. Kansainvälisten työntekijöiden myötä esihenkilöt ja henkilöstöhallinto ovat perinteisesti kääntäneet ohjeita ja lomakkeita englanniksi, vaikka englanti ei välttämättä ole suomea toisena kielenä puhuville työntekijöille sen saavutettavampi tai ymmärrettävämpi kieli kuin suomi. Käännöstyö on koettu työlääksi. Entä jos tehdään suomenkielisestä perehdytyksestä selkeää, saavutettavaa ja kielitietoista? Miten tukikieli olisi hyvä liittää ohjeeseen? Kuinka ohje palvelisi sekä monikielisiä että monimuotoisia suomenkielisiä työntekijöitä laajemmin?
Tekoäly avaa uusia mahdollisuuksia tuottaa kieliversioita käyttäjälähtöisesti ja joustavasti. Päätimme kokeilla, kuinka tekoäly toisi joustavuutta monikieliseen ja saavutettavaan ohjeistukseen, jotta ohjeet tukisivat erikielisiä työntekijöitä työsuhteen aikana. Oppaana kokeilussamme toimi kirja Monikielisen työyhteisön opas (Lehtimaja ym., 2023), josta löytyy laajasti käytännön vinkkejä kielitietoisen työyhteisön toimintatapoihin ja käytänteisiin.
Tunnistimme, että sairauspoissaolokäytänteet työsuhteessa olivat asia, johon liittyvä ohjeistus kaipasi uudelleen ajattelua, kun työyhteisöön tulee kansainvälisiä osaajia. Suomalaiset työntekijän tai hänen lapsensa sairastumiseen liittyvät työsuhdeasiat, velvollisuudet, oikeudet ja käytänteet ovat ymmärrettävästi muusta kulttuurista saapuneelle vieraita. Niihin liittyvät kirjalliset ohjeet intrassa tai perehdytysoppaassa saattavat olla vaikeaselkoisia. Lähdimme selvittämään, kuinka voisimme uudistaa perehdytysaineistoa saavutettavammaksi niin, että se palvelee erikielisiä työntekijöitä. Ongelma oli tunnistettu erityisesti vuokratyösuhteissa, jolloin työnantaja ja työpaikka ovat eri organisaatioissa.
Pilotissa kokeilimme, kuinka ohjevideot ja tekoäly voisivat lisätä ohjeen ymmärrettävyyttä ja saavutettavuutta erikielisille työntekijöille sekä nopeuttaa ja sujuvoittaa ohjeistuksen laadintaa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä.
Ohjeistuksen käyttäjälähtöinen käsikirjoitus
Aluksi kartoitimme yrityksen olemassa olevat perehdytysaineistot, niiden viestintä- ja ilmoituskanavat sekä toimintatavat erityisesti sairauspoissaolojen osalta.
Tunnistimme työntekijän, ohjeiden käyttäjän kannalta, miten opastuksen ja tiedon tarve etenee loogisesti sekä millaista tietoa käyttäjä kaipaa. Mitä tietoa työntekijä tarvitsee työsuhteen alussa sairauspoissaoloista, mitä akuutissa sairastumistilanteessa ja mitä sairauspoissaolon mahdollisesti jatkuessa ja päättyessä. Työntekijän palvelupolkukuvaus auttoi jäsentämään tietoa ja toimintaohjeita.
Sanoitimme ohjeita palvelupolun mukaisesti. Kielen ja ohjeistuksen yksinkertaistaminen ja selkeä kielitietoinen rakenne ja sanoitus olivat keskeistä. Kielitietoisuus tarkoittaa tietoisuutta kielestä ja sen käyttötavoista eri tilanteissa kuten työpaikalla. Kielitietoisuus huomioi kielen rakenteet, merkitykset ja sosiaaliset kontekstit.
Tekoälyn tulisi voida ymmärtää ja kääntää lauseet oikein usealle kielelle, joten pyrimme yksinkertaistamaan lauserakenteita kehotemuotoisiksi. Käsikirjoituksessa pyrimme välttämään monimutkaisia lauseita ja sivulauseita sekä keskittämään yksi asia per lause. CoPilot-tekoäly on mainio apuri tässä. Kehotteessa voi määritellä kielitaitotason, jota toivoo käytettävän esim. B1.
Visualisointi lisää saavutettavuutta
Käsikirjoituksen tueksi havainnollistimme keskeisiä asioita kuvin ja visuaalisin keinoin. Kuvien tarkoitus on lisätä ja varmistaa asian ymmärrystä ja saavutettavuutta. Pohdimme kuvituksessa, millaiset symbolit toimivat universaaleina ja ymmärrettävinä eri kulttuureista lähtöisin. Kokeilimme myös, miten tekoäly voisi avustaa kuvien luomisessa. Kokeiluun käytettiin Adobe Expressiä. Selkeiden, tarkoituksenmukaisten kuvien generoiminen tekoälyllä osoittautui kuitenkin turhan aikaa vieväksi. Useista erilaisista prompti- eli kehoteyrityksistämme huolimatta PowerPointin kirjaston kuvakkeet osoittautuivat toimivimmiksi ja riittäviksi. Visualisointi laadittiin PowerPointin diapohjaan, joka toimi videon pääasiallisena kuvana, kun taas puhujan kasvot näkyivät pienenä ylänurkassa. Videossa näkyvät puhujan kasvot ja ilmeet lisäävät katsojan ymmärrystä (Lehtimaja ym., 2023, 147).
Ohjevideolla sisällön ymmärrettävyyttä lisää sitä tukeva kuvitus sekä puhujan kasvojen näkyminen.
Kielitietoinen puhe vaatii harjoitusta
Video puhuttiin suomeksi. Käsikirjoitusta ja visualisointia testattiin ja jalostettiin videoinnin yhteydessä. Vasta puhuttaessa käsikirjoitus herää eloon ja alkaa toimia. Yksinkertaistimme lauseita edelleen, tauotimme puhetta ja lausuimme vaikeat käsitteet ja pitkät yhdyssanat rauhallisesti ja selkeästi. Pyrimme käyttämään yleissanoja ja helppoja rakenteita. (Lehtimaja ym., 2023, 144–148)
Harjoittelun jälkeen kuvitustakin muokattiin vielä. Video tallennettiin ja tehtiin pientä editointia. Huomasimme, että videolla puhuttu suomenkielinen käsikirjoitus on hyvä olla saatavilla myös erillisenä tekstitiedostona, jonka käyttäjä voi halutessaan kääntää omalle kielelle käännösohjelmalla. Etenkin jos työntekijät edustavat useita eri kotikieliä.
Kieliversioita tekoälyn dubbauksella ja tekstityksellä
Kokeilimme syksyllä 2024 saatavilla olevaa kolmea ilmaista videoiden dubbaukseen tarkoitettua tekoälyohjelmaa, jotka kääntävät puheen toiselle kielelle käyttäen puhujan ääntä. Kokeilussa olivat ElevenLabs, Artlist ja Maestra AI Video Translator, Heygen
- https://elevenlabs.io/app/dubbing Suomi englanti. Nappasi suomen kielen lausumistyylin kuten kovat konsonantit myös englannin kieleen. Emme suosittele. AI Dubbing: Free Online Video Translator | ElevenLabs
- AI voice over & text-to-speech (TTS) for all creators | Artlist
- AI Video Translator with Voice Cloning & Lip Sync | Free Trial
Kokeilut tehtiin ilmaisilla ja rajoitetuilla kokeiluversioilla. Kaikki palvelut ovat käytännössä maksullisia ja tilauspohjaisia. Tilauksissa on useita hinnoitteluportaita, joissa saa mm. enemmän käyttökrediittejä eli prosessointikapasiteettia kun maksaa enemmän. Haasteena kokeiluissa oli ilmaisversioiden rajoitukset, jotka näkyivät muun muassa aikarajoituksena, eli maksimissaan kolme minuuttia hd-tarkkuudella ja kolme videota kuukaudessa. Kokeilujen perusteella Heygen suoriutui parhaiten ukrainankielisestä dubbauksesta. Sillä sai toteutettua myös tekstityksen videoon dubatulla kielellä. Elevenlabsin palvelulla kokeiltiin dubata sama puhe englanniksi. Ainakaan kokeiluversiolla tehdyn dubbaksen laatu ei itse puhujaa miellyttänyt. Puheessa kuului omituinen korostus, muun muassa r-kirjaimien kohdalla.
Pelkkään tekstitykseen löytyi useita vaihtoehtoja. OpenAI pohjaisella Whisperillä saa tunnistettua helposti puheen tekstiksi kohtuullisella laadulla videosta tai äänileikkeestä. Se luo myös tekstityksen vaatimat aikaleimat. Tämä edellyttää runsaasti laskentatehoa eli tehokkaan tietokoneen ja tietyntyyppisen tehokkaan näytönohjaimen. Jos tunnistetun tekstityksen haluaa muuntaa erikieliseksi, teksti täytyy käännättää jollakin AI- avusteisella kääntäjällä, esim. DeepL:llä. Monissa videopalveluissa on jo puheentunnistukseen sisäänrakennetut työkalut, kuten on esimerkiksi Panoptossa tai YouTubessa. Word-ohjelman litterointitoiminnolla voi myös laatia tekstitiedoston suoraan videosta. Työkalut tekevät helposti virheitä esimerkiksi erisnimien ja erikoissanojen kanssa, joten lopputulos on hyvä oikolukea ja korjata käsin.
Nykyisin löytyy myös uskottavia AI-avusteisia tekstistä puheeksi -työkaluja, joissa löytyy useankielisiä puhujaäänivalintoja. Esimerkiksi Microsoft Officeen kuluvassa Clipchamp-videoeditorissa (toimii vain Edge-selaimessa) voi aikajanalle lisätä lyhyitä puheosuuksia AI-avusteisesti kirjoittamalla puhuttava teksti ohjelmaan, josta se generoi sen puheeksi. Tämä voisi toimia hyvin esimerkiksi videoissa, jossa puhuja ei näy, vaan kertojaääni puhuu kuvassa näkyvästä asiasta, esim. PowerPoint-dioista. Tätä emme vielä kokeilleet, mutta se nähtiin kiinnostavana mahdollisuutena.
Käyttäjätestaukset osoittivat parhaan vaihtoehdon
Testasimme videoiden eri kieliyhdistelmiä ja vaihtoehtoja pienellä ryhmällä suomea toisena kielenä puhuvia kansainvälisiä työntekijöitä, joille suomalaiset sairauspoissaolokäytänteet olivat uusi asia. Testiryhmän suomen kielitaiton oli tasoa B1. Videon ulkoasu oli kaikissa sama. Kysyimme testaajilta, missä muodossa video-ohje oli heille selkein ja ymmärrettävin sekä tukisi parhaiten työssä tarvittavaa kielitaitoa. He saivat kommentoida ja tehdä huomioitaan vapaasti. Testaajat eivät saaneet tekstivastinetta, vaan heidän tuli arvioida ohjeen selkeyttä ja ymmärrettävyyttä videoon turvautuen.
Videoiden kieliyhdistelmät olivat:
- Tekstitys ja puhe ovat suomeksi.
- Puhe ukrainaksi ja tekstitys on suomeksi.
- Puhe on suomeksi ja tekstitys työntekijän tukikielellä, ukrainaksi tai englanniksi.
Testaajat kertoivat, että täysin suomenkielinen ohjevideo oli selkeä, mutta tukikielen puuttuminen jätti epävarmuutta ja osa keskeisistä käsitteistä saattoi jäädä epäselviksi. Videomuotoa kiiteltiin parempana verrattuna pelkkään tekstidokumenttiin. Puhuttu ja kirjoitettu kieli tukivat toisiaan ja lisäsivät ymmärrystä. Rauhallista puhetapaa kiiteltiin. Videota voi katsoa ja kuunnella uudelleen.
Tekoälyn tuottama ukrainankielinen dubbaus oli käyttäjistä yllättävän sujuva ja selkeä, mutta he arvelivat, että muutama käsite oli käännetty virheellisesti ja kuulosti hassulta. Puhetta verrattiin suomenkieliseen tekstitykseen, johon meni aikaa.
Testaajat kokivat, että saavutettavin ja ymmärrettävin ohjevideo oli se, missä puhuttiin suomea ja tekstitys oli laadittu testaajan ensisijaisella tukikielellä. Tekstimuotoinen käännös koettiin luotettavampana ja oikeellisempana kuin dubattu käännös. Testaajat kokivat, että selkeä suomenkielinen puhe yhdistettynä omankieliseen tai suomenkieliseen tekstitykseen tukivat parhaiten myös suomenkielenoppimista. Havainnollistavat kuvat koettiin videossa ymmärrystä tukeviksi. Erityisesti numeerinen tieto ja yhteystiedot kannattaa olla esillä myös visuaalisesti. (Lehtimaja ym., 2023, 168–173)
Johtopäätös
Huolella laadittu, selkeä, suomenkielinen käsikirjoitus ja rauhallinen, tauotettu puhetapa yhdistettynä aikaleimattuun, käyttäjän tukikielen tai oman äidinkielen tekstitykseen on sekä käyttäjän että työantajan kannalta tämän hetken teknologialla selkein ja varmin tapa laatia ohjevideoita. Kuvallisen osuuden on hyvä olla universaalia ja palvella erikielisiä käyttäjiä. Tuttu visualisoinnin työkalu oli tässä tapauksessa parempi kuin tekoälyn luomukset. Niillä visualisointi on resurssiviisasta. Tavoitteena on, että yhdestä kuvin havainnollistetusta ja suomeksi puhutusta videosta voisi tekstittää ohjevideon tarvittaville kielille. Wordin litterointityökalu luo kätevästi tekstitiedoston videosta äänileimoineen. Tekstitiedoston kääntämisessä halutulle kielelle tekoäly, kuten Chat GPT on näppärä. Kehotteessa kannattaa mainita kielitaitotaso, jota toivoo, esimerkiksi B1, jolloin lauserakenteet ja käsitteet ovat sopivan yksinkertaisia.
Saavutettavuudessa keskeistä on, miten ja mistä työntekijä löytää ohjeet niitä tarvittaessa. Pk-yrityksessä yksinkertainen intra, Teams-ryhmä tai jaetut kansiot voivat toimia perehdytysaineiston ja henkilöstöohjeiden mobiilistikin saavutettavana viestintäkanavana. Saavutettavuuden lisääminen edistää koko työyhteisön työn sujuvuutta sekä ohjeistusten käytettävyyttä.
Tämän opimme
- Käyttäjälähtöinen ohjeistuksen käsikirjoitus ja yksinkertainen lauserakenne lisäävät saavutettavuutta ja vähentävät käännöksen virheitä. Kielitietoisen käsikirjoituksen laadinta vaatii harjaannusta ja tekoäly on siinä mainio apuri selkeyttämään käytettyä kieltä ja sen rakennetta.
- Videon sisältöä tukeva kuvitus oli sujuvinta valita valmiista kuvakekirjastoista, joita löytyy monelle tutuista Officen ohjelmista. Tekoälyn kouluttaminen tavoiteltavaan ja yhtenäiseen kuvatuotantoon on yllättävän työlästä. Työkalut tosin kehittyvät nopeasti, joten niitä kannattaa aktiivisesti kokeilla uudestaan.
- Tekoälyavusteiset ilmaiset dubbausohjelmat kehittyvä vauhdilla, dubbauksen laatu vaihtelee suuresti ja erilaiset rajoitteet ohjaavat toteutusta. Kuitenkin hyviä, usein toki maksullisia, palveluita kyllä löytyy. Lyhyeen tarpeeseen voi myös harkita esim. kuukauden kestävää tilausta, koska kuukausihinnat ovat varsin maltillisia, 30–90 euroa. On myös hyvä muistaa, että AI-pohjaisten palveluiden tietoja käsitellään luultavasti EU:n ulkopuolella. Mitään kovin sensitiivistä dataa ei näissä palveluissa kannata käsitellä.
KOHTAUTUS – Kestävää ja kehittyvää osaamista kansainvälisen monimuotoisuuden keinoin
KOHTAUTUS-projektissa tuetaan keskisuomalaisia yrityksiä kulttuurisesti monimuotoisen työyhteisön rakentamisessa. Projekti jatkuu vuoden 2026 toukokuulle asti, ja sitä toteuttavat yhteistyössä Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Jyväskylän yliopisto ja Jyväskylän kaupunki. Rahoitusta kehittämiseen on saatu Euroopan sosiaalirahastosta (ESR+).
