Suomessa toimii useita eri alojen asiantuntijaverkostoja. Korkeakoulujen ICT-johtajat kokivat, että myös audiovisuaalisen alan asiantuntijaverkostolle olisi tarve. Niinpä esimieheni kannustamana ryhdyin kokoamaan verkostoa, jonka käynnistämiskokous pidettiinkin heti 40 asiantuntijan voimin loppuvuonna 2020. Toimintaa ohjaamaan perustettiin työvaliokunta ja yhteistyöalustaksi valittiin Jamkn ylläpitämä Teams, minkä rinnalla jäsenlista ja dokumenttiarkisto ovat Funetin eDuuni-palvelussa.
Verkoston toiminta vakiintuu
Tätä ar tikkelia kirjoittaessa verkosto on nyt ollut toiminnassa hiukan yli neljä vuotta, ja verkoston jäsenmäärä on kasvanut hiukan yli sataan henkilöön. Edustettuna ovat asiantuntijat lähes jokaisesta suomalaisesta korkeakoulusta. Heti ensimmäisenä kokonaisena toimintavuonna 2021 verkosto kokoontui virallisiin kokouksiin neljä kertaa, joista kolme pidettiin Teamsilla ja vuoden viimeinen kokous hybridisti osana korkeakoulujen IT-päiviä Turussa. Sen jälkeen käytännöksi muotoutui kokoontua kaksi kertaa etänä ja kaksi kertaa hybridisti. Hybridikokoontumisten yhteyteen tuli tavaksi järjestää tutustumiskäyntejä ja yhteistä virkistystoimintaa. Vuoden viimeinen kokous toimii samalla vuosikokouksena, jossa todetaan työvaliokunnan jäsenet ja määritellään seuraavan vuoden teema. Kesä- ja talvikokouksiin on myös kutsuttu mukaan esitystekniikka alan yrityksiä esittelemään tuotteita ja palveluita.
Vuoden teema kohdistaa huomion
Vuoden teemalla tarkoitetaan yhteisön tärkeänä pitämää AV-alan nostoa tai kehittämistavoitetta, jonka pohjalta pyritään tuottamaan konferenssiesityksiä IT-päiville ja kohdistamaan muun muassa johdon huomiota valittuun teemaan. Kehitysteemoina ovat olleet tähän mennessä hybridihyppy, AV:n tietoturva, AV:n esteettömyys, AV:n elinkaari ja tänä vuonna akustiikka ja tilasuunnittelu. Nimeämällä teeman ja käymällä vuoden mittaan siitä keskustelua, lisäämme jäsenistön keskuudessa tietoisuutta aiheesta.
Hybridihyppy-teeman puitteissa kerättiin tietoa ja pidettiin esityksiä korkeakoulujen hybriditilaratkaisuista, jolloin saimme paremman kokonaiskuvan tavoista toteuttaa niitä. Esitystekniikan tietoturvan osalta pureuduttiin AV-verkkojen ja jopa HDMI-liitännän tietoturvaan liittyviin riskeihin, jolloin jaoimme keskenämme ymmärrystä, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon verkkojen suunnittelussa, esimerkiksi laitteiden suojauksessa. Esteettömyysteemaa varten kartoitimme taas korkeakoulujen tilannetta ja jaoimme tapoja sen huomioimiseen suunnittelussa: esimerkiksi, milloin uusiin tiloihin pitää rakentaa induktiosilmukka kuulorajoitteisia varten ja mitä teknisiä vaihtoehtoja sen toteutukseen on. Samalla jaoimme vinkkejä käytettävyyteen liittyen, kuinka ohjeistaa asioita ja mitkä ovat hyviä tapoja merkata kaapelit käyttäjille opettajan pöydällä.
Tänä vuonna pyrimme kiinnittämään huomiota siihen, kuinka hyvällä akustiikalla ja tilasuunnittelulla voidaan tehdä ilmapiiriltään ja äänimaailmaltaan rauhallisia tiloja, joissa ihmiset jaksavat keskittyä ja työskennellä. Sillä luulisi olevan vaikutusta myös työhyvinvointiin!
Tiedonjakoa ja verkostoitumista vierailuilla ja messumatkoilla
Virallisten kokousten lisäksi käytännöksi muodostui järjestää tutustumisvierailuja eri korkeakouluihin sekä yhteisesti koordinoituja AV-alan messumatkoja, muun muassa ISE-messuille Barcelonaan. Verkostoitumista ulotettiin myös AV-alan toimittajiin, jolloin heitä kutsuttiin mukaan tapaamisiin esittelemään tuotteitaan ja samalla sponsoroimaan toimintaa. Jäsenistöllä on ollut myös kiinnostusta verkostoitumiseen pohjoismaisten korkeakoulujen asiantuntijoiden suuntaan, ja jotain avauksia on jo tehty norjalaisten korkeakoulujen kanssa.
Vierailu- ja messukävijät ovat myös ottaneet tavaksi raportoida reissuista muille verkoston jäsenille. Sitä kautta myös he, jotka eivät pääse mukaan, saavat tietoa uusista ratkaisuista. Kokouksiin on varattu aina tapahtumakuulumisia varten oma osionsa ja messu- ja vierailuraportteja tallennetaan Teamsin työtilan tiedostoihin muiden luettaviksi.
Toiminta tehostuu pelisäännöillä
Ensimmäiset kaksi vuotta verkosto toimi melko kevyesti puheenjohtajan vetämänä. Sen jälkeen päällikköverkostojen ohjaamana päätettiin tehostaa ja säätää organisaatiota, samalla keventäen puheenjohtajan taakkaa. Tehtävät jaettiin työvaliokunnan jäsenten kesken niin, että puheenjohtajan lisäksi nimettiin sihteeri, viestintävastaava ja suhdetoimintavastaava, sekä heille varahenkilöt. Lisäksi laadimme toimintaohjesäännöt eli pelisäännöt sekä postituslistan viestinnän tehostamiseksi. Käytännössä toimenpiteet selkeyttivät työnjakoa ja toivat lisää virtaa toimintaan.
Toisen romu on toisen aarre
Verkoston kesken on myös alettu kierrättää AV-laitteita. Jonkun toisen romu voi olla toisen aarre -periaatteella. Remonteista ja tila- tai järjestelmäpäivityksistä saattaa joskus jäädä ylitse käyttökelpoista tavaraa, jota ei kuitenkaan tarvita enää siitä luopuvassa organisaatiossa. Niinpä pyrimme aina viestimään keskenämme ja kyselemään kiinnostaisivatko ne muita. Sitä varten meillä on Teamsissa Kirppari-kanava.
Osaaminen kehittyy tietoa jakamalla
Verkoston avulla parhaimmillaan myös osaaminen lisääntyy sen jäsenorganisaatiossa, kun jaamme parhaita käytäntöjä ja myös huonoja kokemuksia keskenämme. Esimerkiksi, mitkä tekniset ratkaisut ovat toimineet hyvin ja luotettavasti, ja minkälaisten laitteiden kanssa on ollut ongelmia. Itse olen jakanut esimerkiksi mielestäni hyvin tehdyn luokan kytkentäkaavion ja pyytänyt mielipiteiltä muilta, että miten olisitte tehneet vastaavan toteutuksen. Vuoropuhelun pohjalta olen pystynyt kehittämään seuraavia suunnitelmia ja ehkä vastaavasti olen antanut idean siemenen jollekin toiselle kollegalle. Verkoston Teamsiin on luotu eri aihealueiden mukaisia kanavia, joiden kautta voi helposti kysyä ja jakaa kokemuksia ja tietoa, ja kysellä voi myös kokouksissa ja yhteisissä tapaamisissa.
Haluatko miljonääriksi -kortti
Itse koen, että minulla on käytössäni tämän verkoston kautta Haluatko miljonääriksi ohjelman tapaan ”kilauta kaverille”-kortti, eli voin kysyä muilta samojen päivittäisten ongelmien kanssa painiskelevilta huippuasiantuntijoilta. Verkosto on minulle tärkeä lisäresurssi, koska omasta organisaatiostani en ole löytänyt muuta alan asiantuntemusta ja keneltä kysyä neuvoa esitystekniikkaan liittyvissä asioissa. Yleensä kaikki yrittävät kysyä minulta, ja siitä seuraa tietysti riittämättömyyden tunne.
Jakamalla tietoa ja kokemuksia on myös mahdollisuus saada sitä takaisinkin.