Aalto-yliopiston systeemiälyn tutkimusryhmä on tutkinut aktiivisesti systeemiälyn merkityksellisyyttä työelämässä. Systeemiälykkyydellä on todettu olevan positiivia vaikutuksia organisaation havaittuun suorituskykyyn ja hyvinvointiin (Jumisko-Pyykkö, Törmänen, Vänni, Hämäläinen & Saarinen, 2022). Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektissa tavoiteltiin johdon systeemistä ymmärrystä ja systeemiälykkyyttä kehittämällä tuottavuus- ja hyvinvointivaikutuksia, joiden voitiin projektin päätteeksi todeta toteutuneen.
Elokuussa 2023 päättyneen Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektin tavoitteena oli kehittää systeemistä ymmärrystä ja tarkastella osallistujayrityksiä systeeminä, jonka toiminnot ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Projektin käynnistyessä keväällä 2021 toteutettiin yrityskohtaiset alkukartoituskyselyt lähtötilanteiden selvittämiseksi. Samansisältöiset kyselyt toteutettiin uudestaan keväällä 2023, kun systeemisen johtamisen kehittämisen parissa oli uurastettu kahden vuoden ajan ja projekti lähestyi loppuaan. Kyselytuloksia vertaamalla pystyttiin arvioimaan projektin aikana tapahtunutta kehitystä.
Vastausmäärät molempiin kyselyihin nousivat tavoitellulle tasolle. Alkukartoitukseen vastasi 296 osallistujayritysten edustajaa (työntekijämäärän kyselyhetkellä kokonaisuudessaan ollessa 527 vastausprosentiksi muodostui 56 %) ja loppukartoitukseen saatiin 291 vastausta (työntekijämäärä kyselyhetkellä kokonaisuudessaan 512, vastausprosentti 57 %). Työntekijöiden osuus vastanneista oli molemmissa kyselyissä noin 80 %, esihenkilöiden ja ylemmän johdon osuuden ollessa vastaavasti noin 20 %. Kartoituksen teemat olivat molemmissa kyselyissä samat: johtamisen tila, viestintä ja vuorovaikutus, arvostuksen ja luottamuksen kokemukset sekä työhyvinvointi.
Kaikkien teemojen voitiin todeta kehittyneen projektin myötä, vaikka yrityskohtaisia eroja havaittiinkin erityisesti teemakohtaisten osa-alueiden kehityksen suhteen.
Johtamisen tilan teemassa kaikkien osa-alueiden keskiarvo ylsi hyvälle tasolle (keskiarvo oli vähintään kolme asteikolla yhdestä viiteen) eikä yksikään osa-alue ei laskenut. Johto ja esihenkilöt kokivat kehitystä tapahtuneen enemmän kuin työntekijät, minkä arveltiin johtuvan toisaalta suotuisasta itsearvioinnista ja toisaalta kehittämistoimenpiteiden hitaasta vaikutusajasta koko henkilöstöön nähden. Johtamisen osalta eniten kehitystä koettiin tapahtuneen yrityksen tavoitteiden ja toimenkuvien selkeytymisessä, johdon toiminnan avoimuudessa, sujuvan työn edellytyksistä huolehtimisessa sekä osallisuuden kokemuksissa ja palautteen saamisessa. Avoimissa kommenteissa kehuttiin muun muassa johtoryhmätoiminnan käynnistämistä ja prosessien kehittymistä sekä ylimmän johdon ymmärryksen lisääntymistä.
Kehittyminen systeemisessä johtamisessa lähtee erityisesti johdon ja avainhenkilöiden halusta kehittää organisaatiokulttuuria avoimempaan ja vuorovaikutteisempaan suuntaan.
Vuorovaikutuksen ja viestinnän teemassa koettiin tapahtuneen suurin positiivinen kehitys koko kartoituksen osalta. Tässäkin teemassa kaikkien osa-alueiden keskiarvo ylsi hyvälle tasolle (keskiarvo oli vähintään kolme) eikä mikään osa-alue laskenut. Jälleen johto ja esihenkilöt kokivat kehitystä tapahtuneen enemmän, kuin työntekijät. Eniten kehitystä koettiin tapahtuneen tiedonkulussa, muutosviestinnässä sekä johdon ja esihenkilöstön vuorovaikutteisessa viestinnässä. Avoimissa kommenteissa todettiin, että palautteen anto työntekijänä oli helpottunut ja mahdollisiin puutoksiin sekä kehitysideoihin tartutaan avoimemmin kuin ennen. Myös johtajien läsnäolo tuotantotiloissa koettiin tervetulleeksi parannukseksi yrityksissä, joissa johto on aiemmin viihtynyt enemmän omissa tiloissaan.
Myös arvostuksen ja luottamuksen teemassa päästiin kaikkien osa-alueiden keskiarvoissa hyvälle tasolle (keskiarvo oli vähintään kolme). Teemassa kehittyivät kaikki muut osa-alueet, paitsi asiakkaiden arvostava kohteleminen, joka sekin putosi vain yhden kymmenyksen ja oli edelleen kokonaisuutena kiitettävällä tasolla (4,2 -> 4,1). Johto ja esihenkilöt kokivat tässäkin teemassa kehitystä tapahtuneen enemmän, kuin työntekijät. Eniten kehitystä koettiin tapahtuneen yhteisessä vastuun kantamisessa ja hyvistä suorituksista tunnustuksen antamisessa. Avoimissa vastauksissa kommentointiin työntekijöiden saavan parempaa arvostusta ja kehuttiin avoimempaa sekä luottamuksellisempaa ilmapiiriä.
Työhyvinvoinnin teema oli kaikista kyselyn teemoista ainoa yleisarvosanan 4 saavuttanut teema. Kaikkien osa-alueiden keskiarvoissa saavutettiin hyvä taso (keskiarvo oli vähintään kolme) ja kaikki osa-alueet kehittyivät lukuun ottamatta työporukassa viihtymistä, joka sekin putosi vain yhden kymmenyksen ja oli edelleen kokonaisuutena kiitettävällä tasolla (4,2 -> 4,1). Työhyvinvoinnin teemassa huomioitavaa oli, että johto ja esihenkilöt kokivat kehitystä tapahtuneen suhteessa saman verran, kuin työntekijätkin. Eniten kehitystä koettiin tapahtuneen työn sopivassa kuormittavuudessa. Avoimissa vastauksissa kommentit liittyivät jaksamiseen ja hyvään työfiilikseen.
Projektin alku- ja loppukartoituskyselyt olivat identtisiä yhtä kysymystä lukuun ottamatta. Loppukartoitukseen lisättiin kysymys ”Mainitse yksi tai useampi johtamiseen liittyvä asia, jonka koet kehittyneen yrityksessänne Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektiin osallistumisen myötä”. Avoimia vastauksia saatiin yllättävän paljon. Suurimpana tuloksena 38 %:ssa (45/119) vastauksessa mainittiin viestinnän ja tiedonkulun parantuneen johdon ja työntekijöiden välillä ja/tai palaverikäytänteiden kehittyneen. Tämän voidaan sanoa olevan merkittävä parannus asiassa, joka useassa osallistujayrityksessä kaipasi kehitystä. Vastauksissa 15 %:ssa (18/119) mainittiin positiivisen kehityksen havaitsemista ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa ja/tai luottamuksen ja arvostuksen kokemuksessa. Lisäksi 14%:ssa (17/119) vastauksia mainittiin johtamisen systemaattisuuden, prosessien, vastuujaon tai roolituksen selkiytyneen.
Alkukartoituskyselyn tulosten tapaan esittelimme loppukartoitusten tulokset osallistujayrityksille ja keskustelimme kehitysmatkan varrella saaduista oivalluksista. Totesimme, että oman systeemin kokonaisuuden hahmottaminen on selkeästi parantunut ja siihen kiinnitetään arjessa enemmän huomiota. Vuorovaikutteisen viestinnän merkitys ymmärretään paremmin ja kulttuurin muutokseen halutaan panostaa henkilöstökokemuksen paranemisen myötä. Projektin aikana konkretisoitui, että arvostuksen, luottamuksen ja avoimuuden kehittämisen kautta saadaan aikaan myös mitattavia tuloksia. Osaavalla ja yksilöllisellä johtamisella voidaan luoda valmistavan teollisuuden työpaikoille veto- ja pitovoimaa sekä houkutella myös nuorempaa sukupolvea yritykseen.
Kehittyminen systeemisessä johtamisessa lähtee erityisesti johdon ja avainhenkilöiden halusta kehittää organisaatiokulttuuria avoimempaan ja vuorovaikutteisempaan suuntaan. Säännöllinen viestiminen ja palautteen antaminen voi olla vaikeaa, jos siihen ei ole tottunut, mutta ne kuuluvat olennaisina taitoina nykyaikaiseen johtamiseen. Ymmärrys yrityksen suunnasta ja tavoitteista sekä odotuksista omalle työlle ovat edellytyksiä itseohjautuvuudelle. Itseohjautuvuutta yleisesti toivotaan, mutta useinkaan ei osata varmistaa edellytyksiä sen syntymiselle. Toimivaa viestintää ja vuorovaikutusta tulisi ajatella tiedon ja tunteiden välittämisen prosessina, jonka toimivuus on välttämätön edellytys monen muun asian onnistumiselle ja jonka onnistumista voi myös mitata. Tässäkin kehittämistyössä on siis kyse investoinnista prosessin ja osaamisen kehittämiseen sekä kehittymisen systemaattiseen seurantaan. Uusien käytänteiden ja uudenlaisen kulttuurin luominen vie aikaa ja vaatii kurinalaista arjen harjoittelua. Kehittyminen vaatii panostusta, mutta palkitsee monin tavoin. Ja kun arjen kiireessä meinataan lipsahtaa vanhoihin toimintatapoihin, johdon tehtävänä on muistuttaa, miksi sovittuja toimintatapoja on tärkeää noudattaa ja mitä näin toimimalla voidaan yhdessä saavuttaa.
Systeeminen johtaminen teollisuudessa
Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektin tarkoituksena oli parantaa teollisten yritysten tuottavuutta ja kilpailukykyä yrityksen sisäistä potentiaalia kehittämällä. Projektissa tavoiteltiin johtamisjärjestelmien parempaa toimivuutta sekä avoimempaa vuorovaikutus- ja viestintäkulttuuria. Projekti toteutettiin Euroopan sosiaalirahaston rahoituksella 1.3.2021–31.8.2023.
