Kielitoimiston sanakirja määrittelee sanan “sihteeri” näin: järjestön, yhdistyksen, komitean tms. toimihenkilö, joka hoitaa kirjeenvaihdon ym. juoksevat asiat; kokouksen pöytäkirjuri. Tai: johtajan tm. esimiehen henkilökohtaisena avustajana toimiva toimistotyöntekijä. Tilastokeskuksen toimialaluokituksen (Toimialaluokitus 2008) mukaan sihteeri- ja muu toimistopalvelu pitää sisällään muun muassa asiakirjojen valmistelua, kopiointipalveluita sekä kirjeiden ja koosteiden kirjoittamista.
Entä millaisia stereotypioita sihteerin tehtävänimikkeeseen liittyy? Mieleen saattaa tulla toimiston aulassa tiskin takana kynähameessa istuva nutturapää, jonka tehtävänä on avustaa kiireistä johtajaa kalenterin hallinnassa, valmistella kokouksia ja kirjoittaa pöytäkirjoja puhtaaksi. Ei kaukana kielitoimiston määritelmästä, mutta helposti mielikuvaan tulee liittäneeksi ajatuksen siitä, että tehtävä on olemassa vain, jotta jokin tärkeämpi sujuisi paremmin.
Toki se, millaisia mielikuvia nimike herättää, riippuu jokaisen henkilökohtaisista kokemuksista, median tuottamista sisällöistä sekä organisaatioiden sisäisistä ja niitä ympäröivästä kulttuurista ja historiasta. Myöskään toisen työn mahdollistava tehtävä ei millään muotoa tee työstä vähempiarvoista. Päinvastoin, suuri osa töistähän on juuri tätä – yhteistyötä. Mielikuvilla ja määritelmillä on kuitenkin merkitystä, sillä tehtävänimike on yhtä kuin viesti henkilön työnkuvasta, osaamisesta ja asemasta.
Sihteeriltä vaadittava osaaminen
Katsaus Duunitori.fi-sivustolle osoittaa, että tehtävänimikkeellä ”sihteeri” haetaan monenlaista ja monipuolista osaamista. Osassa ilmoituksia listatut tehtävät ovat jollain tavalla linjassa kielitoimiston määritelmien kanssa, toisissa työnkuva on monipuolinen ja vaativa. Jos nimikkeessä on jokin etuliite, etsitään usein jonkin tietyn teeman tai alan erityistä hallintaa. Esimerkiksi talouteen, viestintään ja palkkahallintoon liittyviä tehtäviä hoitavalta vaaditaan erityistä asiantuntemusta kyseiseltä osa-alueelta.
Yleisimmin haetaan viestintä- ja organisointitaitoista, tiimi- ja asiakaspalvelutyöhön kykenevää henkilöä, joka hallitsee M365-ohjelmat ja omaksuu nopeasti muidenkin tietojärjestelmien käytön. Monien ilmoitusten mukaan tehtäviin kuuluu rekrytoivan organisaation muun henkilöstön ohjaamista tai perehdyttämistä. Joissain ilmoituksissa koulutusvaatimuksena on korkeakoulu- tai opistoasteinen tutkinto.
Näiden havaintojen perusteella nykypäivän sihteerin työ ei ole linjassa sen olettaman kanssa, että sihteeri tekisi vain yksinkertaisia avustavia tehtäviä. Sen sijaan sihteeri vaikuttaa olevan vahvat ict-taidot omaava, organisaation sisäisiä ja ulkoisia palveluita tuottava moniosaaja, viestinnän ja tiedonhallinnan taitaja, joka tehtäviensä myötä oppii tuntemaan laaja-alaisesti yrityksen prosessit, järjestelmät ja ihmiset. Työn murros on muokannut sihteerin työtä (ainakin digitalisaatiossa ajan tasalla olevissa organisaatioissa) niin paljon, että nimikkeen antama viesti ei ole pysynyt perässä.
Tittelit, osaaminen ja työnkuvat tasapainoon
Jos ihmisten työnkuvat ja vastuut eivät ole työyhteisössä ja sen lähiverkostoissa selkeitä, on vaikeaa hahmottaa toisten osaamista ja työn arvoa (Maijala 2018, 71–73). “Huonosti viestivä” nimike saattaa asettaa työntekijän vääränlaiseen asemaan suhteessa muuhun työyhteisöön ja aiheuttaa sen vuoksi ikäviäkin tilanteita. Voi olla, että sihteerinimikkeellä työskentelevää ei muisteta osallistaa varhaisessa vaiheessa sisäisiin kehittämistoimiin, vaikka talon järjestelmien ja prosessien laaja-alainen tuntemus saattaisi piillä juuri tässä osoitteessa. Jos sihteeri mielletään vain toisten avustajaksi ja juoksevien asioiden hoitajaksi, hänelle saatetaan delegoida itselle ei niin mieluisaa, omaa ydintyötä häiritsevää silppua pohtimatta enempää, kuuluuko työ todella hänelle.
Kun oma osaaminen ja todellinen työnkuva eivät kohtaa tehtävänimikkeen kautta itselle tai toiselle henkilölle muodostuvia mielikuvia ja rooliin liittyviä odotuksia – kun henkilö kokee pystyvyytensä olevansa enemmän kuin tittelin antama viesti – syntyy kuilu, jonka pohjalta voi olla vaikea löytää arvostuksen kokemuksia. Tämä vaikuttaa suoraan henkilön ammatilliseen identiteettiin, joka puolestaan on yhteydessä työntekijän sitoutumiseen ja työtyytyväisyyteen (mm. Strömberg 2021).
Pelkkä tehtävänimike on pienen pieni pisara meressä, jos sitä verrataan siihen, miten merkityksellistä on muutoin hyvä johtaminen ja toimiva viestintä.
On välttämätöntä alleviivata, että pelkkä nimike ei pahenna työtä, jos ei työ nimeä. Tärkeintä arvostuksen ja merkityksellisyyden kokemuksien luomisessa – ja organisaation menestymisen näkökulmasta osaamisen esilletuonnissa ja kehittämisessä on organisaation kulttuuri ja kyvykkyys oppia sekä hyödyntää inhimillinen potentiaalinsa (ks. Luukka 2024). Luukan (2024, 60) mukaan organisaatioissa nähdään jo muutoinkin ihmiset turhan yksiulotteisesti tiettyinä taitoina tai tehtäväosion suorittajina huomioimatta sitä, mihin inhimillinen potentiaali todellisuudessa antaisi mahdollisuudet. Pelkkä tehtävänimike on pienen pieni pisara meressä, jos sitä verrataan siihen, miten merkityksellistä on muutoin hyvä johtaminen ja toimiva viestintä. Tämä teksti käsittelee kuitenkin nimenomaisesti tehtävänimikkeitä, jotka joka tapauksessa ovat osa viestintää. Ihmiset tulevat kohdelleeksi toisiaan oletustensa valossa, eikä vanhanaikaisia stereotypioita nostattava tehtävänimike auta asiaa.
Työnantaja, huolehdi siis, että tittelit vastaavat henkilöstön tehtäviä ja osaamista ja viestivät sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolelle oikeita asioita. Välillä on hyvä pohtia, onko aika ajanut jonkun nimikkeen ohi tai onko tietyn henkilöstöryhmän tai työntekijän työnkuva muuttunut ajan saatossa oleellisesti. Viesti, jonka titteli luo, vaikuttaa rekrytointeihin, työssä viihtymiseen ja työn sujuvuuteen sekä työyhteisössä että yhteistyökumppaneiden kanssa. Niin työkaverin kuin asiakkaankin on helpompi ottaa yhteyttä, kun tietää, kuka mitäkin asiaa hoitaa.
Nykyaikaisessa organisaatiossa perinteisempää sihteerin työtä voidaan kenties delegoida teknologialle. Automaatio ja tekoäly huolehtivat mieluusti oikoluvusta ja käännöstöistä ja robottia voi opettaa selviytymään itsenäisesti asiakirjojen arkistoinnista. Aina teknologian hyödyntäminen ei vaadi edes erillistä rahallista panostusta vaan olemassa olevien järjestelmien perusteellisempaa hyödyntämistä. Näin työpaikan ihmisissä oleva potentiaali voidaan valjastaa ongelmanratkaisua ja asiantuntijuutta vaativaan työhön. Organisaation järjestelmät ja ihmiset tunteva sisäinen palvelukoordinaattori voi siten keskittyä ydintehtäviinsä ja työnsä kehittämiseen. Silloin tällöin hän on myös juuri se henkilö, joka osaa perehdyttää yrityksen muuta henkilöstöä hyödyntämään käytössään olevaa sähköistä kalenteria paremmin.