Jotta projektin resurssit, aika ja raha, käytetään tehokkaasti ja projektisuunnitelman mukaisesti, tärkeään rooliin astuu projektin talouteen liittyvistä työtehtävistä vastaava projektikoordinaattori. Mikä ihmeen projekti, projektisuunnitelma ja projektikoordinaattori? Seuraavassa kuvataan projektien taloushallinnon ammattilaisen ja tukiverkoston projektitoimintaa Jyväskylän ammattikorkeakoulussa.
Projektitoiminta Jyväskylän ammattikorkeakoulussa
Olet varmasti kuullut projekteista tai hankkeista ja miettinyt, mitä sanat tarkoittavat. Projekti eli hanke tarkoittaa kertaluonteista, kestoltaan rajattua, aikataulutettua ja resursoitua (työaika ja rahalliset panokset) tehtäväkokonaisuutta, jolla pyritään tavoitteellisesti hyödynsaajan tilan tai toiminnan muutokseen (Silfverberg 2007, 6).
Jyväskylän ammattikorkeakoulu (myöhemmin Jamk) on yksi opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) alaisuudessa toimivista osakeyhtiömuotoisista ammattikorkeakouluista, joiden toiminnassa olennaista on sidos työelämään, rooli aluekehittäjänä ja ammattikorkeakoululain alaisuus. Kuten ammattikorkeakoululaki määrittää, tulee Jamkin kouluttaa opiskelijoita asiantuntijatehtäviin. Tutkimus-, kehittäminen- ja innovaatiotoiminnan (TKI) avulla saadaan opetuksen tueksi arvokasta tietoa työelämästä ja yrityksistä. Toisaalta yritykset voivat hyötyä opiskelijayhteistyöstä harjoittelujaksojen, opinnäytetöiden ja projektiopintojen sekä projektien kehitys- ja tutkimustoiminnan kautta. Monialaiset projektit ovatkin Jamkissa pääasiallinen TKI-toiminnan toteutusmuoto.
Projektisuunnitelma ja rahoitus – projektin toteuttamisen perustat
Projektin toteuttamiseksi tehdään suunnitelma, jonka perusteella voidaan hakea rahoitusta monista rahoituslähteistä – alueellisista rahastoista tai keskitetystä, Euroopan komissiolta haettavasta erillisrahastosta. Jamkin liiketoimintayksikössä rahoitusta on haettu Euroopan sosiaalirahastosta, Euroopan aluekehitysrahastosta, oikeudenmukaisen siirtymän rahastosta, Euroopan maaseuturahastosta sekä Erasmus+-rahastosta. Joitain projekteja rahoittavat esimerkiksi myös Business Finland ja ministeriöt, kuten opetus- ja kulttuuriministeriö ja maa- ja metsätalousministeriö.
Projekteissa ei tulisi kahliutua alkuperäiseen projektisuunnitelmaan, vaan projektin edetessä arvioida tavoitteeseen pääsemisen toimenpiteitä ja resursseja uudelleen eli toimia PDCA-mallin mukaisesti. PDCA-malli, toiselta nimeltä Demingin laatuympyrä, on työkalu, jolla arvioidaan laatua Plan, Do, Check, Act (suunnittele, toteuta, tarkista, korjaa) -syklien avulla (PDCA-malli käytännössä 2022). Tohtori Martin Barnesin vuonna 1969 julkaisema ja 1970-luvulla tarkentama projektinhallinnan kultainen kolmio (Barnes triangle) on edelleen toimintakelpoinen konsepti (Vaskimo 2022). Kolmion aika-, kustannukset- ja laatu-kulmien muutokset horjuttavat projektin tasapainoa ja pakottavat korjaamaan projektisuunnitelmaa. Joissain versiossa laatu esitetään suorituskykynä tai tuotoksena (Vaskimo 2022).
Jamkin hallinnoimissa projekteissa rahoittajat eivät yleensä myönnä lisärahoitusta. Tämän takia vain kolmion aika ja laatu voivat muuttua. Esimerkiksi jos projektisuunnitelmaa päivitettäessä huomataan tarve uusille toimenpiteille tavoitteen saavuttamiseksi ja todetaan aikaresurssi tähän riittämättömäksi, haetaan rahoittajalta jatkoaikaa (ks. kuvio 1). Projektin keston pidentyessä ja sisällön muuttuessa, tulee työaikaresurssit suunnitella uudelleen (myöhemmin resurssilaskenta).
Projektikoordinaattori projektin resurssien valvojana
Jotta projektin resurssit käytetään tehokkaasti ja projektisuunnitelman mukaisesti, tärkeään rooliin astuu projektin talouteen liittyvistä työtehtävistä vastaava, joka Jamkissa toimii nimikkeellä projektikoordinaattori tai -sihteeri (myöhemmin projektikoordinaattori). Monet koulutukset valmistelevat toimimaan tehtävässä; esimerkiksi projektiosaaminen ja yleiset taloushallinnon perusteet auttavat tehtävän hoitamisessa. Osittain kuitenkin vasta työ opettaa toimimaan ja uuden opettelua riittää ihan jatkuvasti uusia työvälineitä käyttöön otettaessa tai rahoituslähteiden ja rahoituksen ohjelmakausien vaihtuessa. Kaikissa rahoitusmuodoissa on omat lainalaisuudet ja toimintatavat dokumentoinnissa sekä tuen hakemisessa, joten rahoitusmuotojen asiantuntemus on erittäin tärkeää. Kaikissa projekteissa ei voi siis toimia samalla tavalla, vaan jokaista projektityötehtävää aloittaessa on pyöräytettävä ajatukset juuri ”oikealle taajuudelle”.
Projektikoordinaattorin yhdeksi tärkeimmäksi tehtäväksi voidaan määrittää maksatushakemusten tekeminen. Hakemuksella haetaan rahoittajalta tukea projektisuunnitelman mukaisesti projektista aiheutuneisiin kuluihin. Ennen hakemuksen rahoittajalle lähettämistä on monia valmistelevia tehtäviä. Projekteissa työskentelevät kirjaavat työaikaansa ja tehtäviään eri projekteille tähän tarkoitetussa sähköisessä järjestelmässä. Eri rooleissa projektiin liittyvien henkilöiden hyväksyttyä kirjaukset, saadaan järjestelmästä maksatukseen työaikaraportti, jonka perusteella projektihenkilöiden palkka kohdennetaan projekteille. Onneksi tämä hoidetaan osittain jo robotiikan avulla, mutta myös käsityötä vielä tarvitaan. Lisäksi eri järjestelmistä saadaan maksatushakemukseen liitteeksi erilaisia tositteita ostetuista tuotteista, palveluista tai maksetuista palkkioista. Ennen maksatushakemuksen lähettämistä rahoittajalle tiedot ja liitteet syötetään rahoittajan palvelujärjestelmään (Eura, Hyrrä, yms.). Muita projekteihin liittyviä tehtäviä projektikoordinaattorilla ovat rahoittajien sääntöjen mukainen dokumenttien arkistointi, projektin talouden seuranta, vuosibudjetointi, resurssilaskenta ja projektipäällikön työn hallinnollinen tukeminen.
Ammattilaisverkoston tuki
Projektikoordinaattorilla on tukenaan Jamkissa laaja ammattilaisten joukko (ks. kuvio 2). Jotta projektikoordinaattori pystyy tekemään työtään Jamkin arvojen mukaisesti (vastuu, luottamus, luovuus), päälliköt ja johtajat ohjaavat toimintaa. Toisaalta projektitiimissä projektipäällikkö vastaa projektin johtamisesta ja asiantuntijat toimenpiteiden toteutuksesta oman substanssiosaamisensa avulla, esimerkiksi viestintäasiantuntija huolehtii nimensä mukaisesti viestinnästä. Tukea tarvitaan myös tieto- ja viestintäteknisissä (ICT), henkilöstö- ja palkka- (HR-palvelut) sekä taloushallinnon asioissa (Talouspalvelujen projektilaskenta). Projektilaskennan asiantuntijoiden tuki on merkittävä, jotta kaikki projektin kulut saadaan raportoitua ja tuki haettua rahoittajan ehtojen mukaisesti.
Projektikoordinaattorin perustehtävää arkipäivässä hoitaessa tärkeäksi on osoittautunut vertaistuki. Toiset juuri samaa tehtävää Jamkissa tekevät painivat usein samojen haasteiden kanssa, joten yhteydenotto kaveriin ratkaisee usein pulmatilanteen. Projektikoordinaattoreilla on jokaisella erilaisia vahvuuksia, kokemusta ja osaamista, joten näiden yhdistäminen esimerkiksi projektisihteeripooli-toiminnassa vahvistaa yksilön toimintakykyä. Vuonna 2023 käynnistetty projektisihteeripooli toimii myös yhtenäisenä resurssipankkina projektien taloushallintoa tarvitseville yksiköille ja niiden projekteille. Pooli pyrkii toimimaan kuin huipputiimi. Huipputiimin toiminta ei perustu johtajuuteen, vaan jokainen aloitteellisesti edistää asioiden sujumista ja toiminnan kehittämistä (Parviainen & Parviainen 2017, 61).
Kiinnostuitko projektitaloudesta?
Nyt varmasti tiedät perusasiat Jamkin projektitaloudesta, mutta kiinnostuitko erityisesti jostakin mainitusta asiasta tai jäikö jokin epäselväksi? Jos näin kävi, olen tyytyväinen kirjoitukseni aiheuttamaan reaktioosi. Jotta pääset helposti jatkamaan projektimaailmaan sukeltamista, löydät alta lisätietolinkkejä aiheesta.
Lue lisää projektitoiminnasta
Ammattikorkeakoulujen toiminnan periaatteet sekä toimintaa ohjaavat lait ja asetukset: Korkeakoulut ja tiedelaitokset
Jamkin projektit: TKI-projektit
Projektien rahoituslähteet: