Digitalisaation keskeisenä ideana on tehdä työstä tehokkaampaa ja sujuvampaa. Monessa organisaatiossa arki näyttää kuitenkin siltä, että työntekijän aika kuluu kirjautuessa ja kirjatessa asioita useampaan järjestelmään, tietoa etsitään eri palveluista ja tunnistautuminen ja turvallisuusluokittelut hidastavat työtä. Jos jokin järjestelmistä ei toimi, voi työ pysähtyä kokonaan. Tällöin myös organisaatioiden toiminnan jatkuvuus vaarantuu.
Ammatillisessa koulutuksessa digitaalisia järjestelmiä käytetään opetuksen lisäksi muun muassa opiskelijahallinnossa, viestinnässä, työelämäyhteistyössä ja opiskelijoiden tukipalveluissa. Samalla työn arki rakentuu yhä useammin useiden erilaisten järjestelmien, palveluiden ja viestintävälineiden varaan. Tutkimuksessamme Negotiating usability and security in digital transformation: A qualitative study of everyday work in Finnish vocational education (2026) tarkastelimme, miten ammatillisen koulutuksen työntekijät kokevat työtehtäviinsä liittyvän digitaalisen työn arjen ja erityisesti sen, miten käytettävyys ja tietoturva kohtaavat käytännön työssä.
Teimme 25 laadullista haastattelua kolmessa suomalaisessa ammatillisen koulutuksen organisaatiossa (Ojala, Sipola & Saharinen, 2026). Mukana oli opettajia, hallinnon työntekijöitä, IT-asiantuntijoita ja johtoa. Tulokset osoittavat, että digitaalinen työ ei muodostu yhdestä yhtenäisestä ympäristöstä. Sen sijaan työntekijät toimivat sirpaloituneessa järjestelmäkentässä, jossa tieto liikkuu vaihtelevasti järjestelmien välillä ja jossa työn tekeminen vaatii jatkuvaa sovittelua käytettävyyden ja turvallisuuden välillä. Digitaalinen työarki ei ole organisaation sisällä kaikille samanlainen. Kansainvälisessä tutkimuksessa tästä on puhuttu myös digitaalisena työntekijäkokemuksena, jolla tarkoitetaan työntekijöiden kokemuksia organisaatioiden digitaalisista järjestelmistä ja työympäristöistä (Moganadas & Goh, 2022).
Tietoturva suojaa, mutta voi myös hankaloittaa työtä
Tietoturva on välttämätöntä organisaatioille. Ammatillisessa koulutuksessa käsitellään paljon arkaluonteista tietoa opiskelijoista, työelämäkumppaneista ja asiakkuuksista. Käyttöoikeudet, monivaiheinen tunnistautuminen ja erilaiset suojausratkaisut ovat tärkeä osa turvallista digitaalista ympäristöä. Työntekijöiden kokemuksissa tietoturva näyttäytyi tutkimuksessamme myös työn sujuvuutta rajoittavana tekijänä. Useisiin järjestelmiin kirjautuminen ja kirjaaminen, VPN-yhteyksien ongelmat tai puhelimella tehtävä tunnistautuminen keskeyttivät työntekoa ja lisäsivät kuormitusta. Yksi haastatelluista kuvasi turhautumistaan tilanteessa, jossa kaksivaiheinen tunnistautuminen vaati puhelimen hakemista toisesta tilasta kesken työnteon. Toinen kertoi tilanteesta, jossa VPN-yhteyden toimimattomuus esti työn tekemisen kokonaan.
Viime aikojen tietoturvapoikkeamat ja esimerkiksi Canvas-oppimisympäristöön loppukeväästä 2026 liittyneet häiriöt ympäri maailmaa eri oppilaitoksissa (Instructure, 29.9.2026) ovat muistuttaneet siitä, kuinka keskeisessä roolissa digitaaliset järjestelmät nykyisin ovat oppilaitosten arjessa. Tietoturvassa on kyse henkilötietojen tai luottamuksellisen tiedon suojaamisen lisäksi myös opetuksen ja organisaatioiden toiminnan jatkuvuuden turvaamisesta. Jos keskeiset järjestelmät eivät toimi, vaikutukset näkyvät nopeasti opetuksessa, viestinnässä ja arjen työssä. Tutkimuksemme osoitti samansuuntaisesti, ettei tietoturva näyttäydy työntekijöille irrallisena teknisenä kysymyksenä, vaan osana jokapäiväisen työn sujuvuutta. Työntekijät joutuivat jatkuvasti tasapainoilemaan turvallisuuden, käytettävyyden, vastuiden, oikeuksien ja työn käytännön tarpeiden välillä.
Kysymys ei kuitenkaan ollut siitä, että työntekijät vastustaisivat tietoturvaa, vaan päinvastoin. Haastatteluissa ymmärrettiin hyvin, miksi turvallisuusratkaisuja tarvitaan. Ongelmia syntyi silloin, kun turvallisuusratkaisut eivät sopineet yhteen työn käytännön tarpeiden, aikataulupaineiden tai resurssien kanssa. Sama ilmiö on tunnistettu tietoturvatutkimuksessa jo pitkään: Käyttäjät eivät yleensä ole tietoturvan vihollisia. Ongelmia syntyy erityisesti silloin, kun järjestelmät eivät tue työn arkea riittävän hyvin (Adams & Sasse, 1999).
Kun viralliset järjestelmät eivät riitä
Tutkimuksessa nousi esiin myös ilmiö, joka on tuttu monilla työpaikoilla, eli epävirallisten sovellusten käyttö työn arjessa. Kutsumme näitä järjestelmiä Varjo-IT:ksi. Työntekijät käyttivät esimerkiksi WhatsAppia viestintään tilanteissa, joissa organisaation viralliset järjestelmät koettiin hitaiksi, hankaliksi tai epäkäytännöllisiksi. Työntekijät käyttivät epävirallisia sovelluksia saadakseen arjen työn tehtyä; eivätkä niinkään uhmatakseen työorganisaationsa sääntöjä. Eräs opettaja kuvasi WhatsAppia edelleen tehokkaimmaksi tavaksi tavoittaa opiskelijoita nopeasti, vaikka WhatsApp oli oppilaitostyössä kielletty. Epävirallisiin viestintäkanaviin liittyy kuitenkin myös tietoturva- ja tietosuojariskejä. Työhön liittyvät viestit ja henkilötiedot voivat tallentua työntekijöiden henkilökohtaisiin laitteisiin, eikä organisaatio välttämättä pysty hallitsemaan tai valvomaan tiedon käsittelyä samalla tavalla kuin virallisissa järjestelmissä.
Ilmiö kertoo tärkeästä ristiriidasta digitaalisen työn arjessa. Jos viralliset järjestelmät eivät tue työn sujuvuutta riittävästi, työntekijät löytävät vaihtoehtoisia ratkaisuja. Samalla organisaatioiden näkökulmasta syntyy uusia tietoturva- ja tietosuojahaasteita. Turvallisuusratkaisuissa pitää siis ottaa huomioon myös se, miten teknologia sopii osaksi työn arkea, ja onko työpaikalla tarjolla riittävästi tukea teknologioiden käyttöön eri tilanteissa.
Digitaalinen työ muuttuu jatkuvasti
Oppilaitosten työ ei myöskään tapahdu vain organisaation sisällä, vaan esimerkiksi ammatillisessa koulutuksessa tehdään yhteistyötä työpaikkojen, huoltajien, viranomaisten ja erilaisten palveluiden kanssa monenlaisissa verkostoissa ja rajapinnoilla. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät joutuvat toimimaan useiden eri organisaatioiden järjestelmien, käytäntöjen ja tietosuojavaatimusten välillä. Samaan aikaan järjestelmät muuttuvat jatkuvasti. Käyttöliittymät päivittyvät, uusia palveluita otetaan käyttöön, vanhojen palveluiden käyttöön liittyvät säännöt muuttuvat ja vanhoja järjestelmiä korvataan uusilla. Työntekijät kuvasivat tutkimuksessamme monin tavoin tilanteita, joissa tutut toiminnot olivat muuttuneet ilman ennakkovaroitusta, tai joissa uusia järjestelmiä ja käytäntöjä oli pitänyt opetella kiireisen työn keskellä. Digitalisaatio ei siis ole yksittäinen projekti, joka työorganisaatioissa joskus valmistuu. Se on jatkuvaa muutosta, johon työntekijät joutuvat sopeutumaan osana jokapäiväistä työtään.
Sujuva työ ja turvallisuus pitäisi nähdä yhdessä
Tutkimuksemme keskeinen havainto on, että käytettävyys ja tietoturva eivät ole toisistaan irrallisia asioita. Työntekijät tasapainottelevat niiden välillä jatkuvasti. Jos järjestelmät tukevat työn sujuvuutta huonosti, syntyy helposti kiertoreittejä, epävirallisia käytäntöjä ja uusia riskejä. Siksi organisaatioissa pitäisi kiinnittää enemmän huomiota siihen, miten digitaaliset järjestelmät toimivat osana todellista työarkea. Tietoturvaa ei voi rakentaa irrallaan työn käytännöistä, eikä käytettävyyttä voi ajatella ilman turvallisuutta. Lisäksi tuen ja ohjeistuksen pitää olla riittävää, ja olla tarjolla siinä muodossa, jonka työntekijät kokevat omimmaksi.
Lopulta kyse on hyvin inhimillisestä asiasta: ihmiset haluavat tehdä työnsä sujuvasti, tehokkaasti ja turvallisesti. Parhaimmillaan digitaalisten järjestelmien pitäisi tukea tätä tavoitetta, eikä tehdä siitä vaikeampaa.